Out of Office” letteralmente significa essere fuori ufficio. Da ABA ENGLISH ci perviene un suggerimento su come impostare una risposta automatica sulla posta elettronica per far sapere di essere in ferie.
Milano, 10 agosto 2017 – State facendo il conto alla rovescia per spegnere il computer e fare le valigie per le vacanze? Prima di salutare i vostri colleghi d’ufficio, è bene ricordarsi di impostare una risposta automatica sulla propria casella di posta aziendale per avvisare chiunque vi contatterà che, finalmente, siete in ferie. ABA English, scuola d’inglese online con milioni di studenti in tutto il mondo, ha stilato una lista di 5 consigli per scrivere la perfetta Out of Office (OOO) e-mail che possa farvi dormire sonni sereni in vacanza, sapendo che i vostri contatti internazionali sono informati della vostra assenza temporanea.
1. Comunica la tua assenza
L’informazione fondamentale è ovviamente che si sarà assenti dall’ufficio. È consigliabile specificare fino a quale data: “I am out of the office until August 31st.” Alternativamente, si può dire “I will be away” oppure “I am not in the office”. Se si preferisse includere anche la data di inizio delle proprie vacanze, si può precisare “I will be out of the office from August 10th until August 24th.” L’oggetto dell’e-mail sarà un semplice “Out of office”, spesso preceduto da “Automatic reply” (anche se quest’ultima parte viene solitamente aggiunta di default dal proprio server di posta).
2. Indica un contatto alternativo
Quando si è fuori ufficio qualche giorno ma il lavoro continua, è buona prassi fare affidamento a un/a collega a cui i propri contatti possano rivolgersi in caso d’urgenza: “If you require immediate assistance please email colleague@examplecompany.com in my absence.” Altre formule che si possono usare sono “For urgent queries, contact…” oppure “If you have an immediate need, please contact…” Si può anche decidere di lasciare un numero di telefono: “…please write to colleague@examplecompany.com or call 012 3456789”.
3. Usa un linguaggio formale
Trattandosi di comunicazioni di lavoro, è bene attenersi sempre a un linguaggio formale. Per questo, è bene evitare abbreviazioni come “I’m out of the office” o espressioni troppo colloquiali. Se la propria casella permette di personalizzare la risposta a seconda di gruppi di contatti, si può scrivere un messaggio più scanzonato per amici o colleghi con cui si è in confidenza: “Oops, too late! I’m off on vacation until August 27th. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact colleague@examplecompany.com”
4. Ringrazia e saluta
Un forma elegante di comunicare la propria assenza, visto che per il destinatario potrebbe essere una brutta notizia, è iniziare il messaggio con un ringraziamento: “Thanks for your e-mail” oppure “Thanks for contacting me”. È bene anche salutare alla fine; meglio usare anche in questo caso saluti più neutrali e formali, quali “Kind regards”.
5. Lascia uno spiraglio di speranza
La tentazione di mettere il cellulare di lavoro sotto chiave mentre si è sul bagnasciuga è tanta, ma a volte bisogna tenere controllata la posta anche in vacanza. In questi casi, si può comunicare nella risposta automatica che la posta verrà controllata saltuariamente, ma non si potrà rispondere nell’immediato: “I am out of the office until August 20th, with limited access to e-mail”. Questo messaggio è particolarmente indicato per periodi di assenza causa viaggio di lavoro.
