Da qualche anno ormai va avanti il processo di informatizzazione della Pubblica Amministrazione, che con l’emergenza sanitaria da Covid 19 ha avuto una grande accelerazione. Anche il settore dell’Istruzione si è maggiormente informatizzato e continua il suo percorso verso il digitale: arriva infatti uno nuovo strumento a disposizione delle scuole, ‘Sigillo’, in riferimento alla firma elettronica.
Firma elettronica, il Ministero dell’Istruzione presenta ‘Sigillo’
Con una nota di ieri 15 dicembre, il Ministero dell’Istruzione introduce un nuovo strumento per supportare le scuole nel processo di digitalizzazione. La nota, infatti, ha come oggetto “Sigillo” – Soluzione di firma elettronica avanzata per le Istituzioni scolastiche: si tratta di un nuovo sistema per potere apporre la firma digitale nei documenti scolastici ufficiali informatici.
Il Ministero collabora già da diverso tempo con l’AgID, Agenzia per l’Italia Digitale, e frutto di questa proficua collaborazione è la nuova firma elettronica avanzata (FEA).
La FEA è una sottoscrizione digitale cha detiene valore legale, garantendo l’integrità del documento informatico: il firmatario è l’unico ad averne il controllo ed è in ogni momento individuabile.
Caratteristiche e funzionamento della FEA
La nota ministeriale spiega le caratteristiche e il funzionamento della nuova firma elettronica: “La soluzione sopra citata è articolata in due componenti all’interno del SIDI nell’area “Firma digitale”:
– “Sigillo”, a diposizione dei soggetti firmatari;
– “Sigillo Gestione”, predisposto per le Istituzioni scolastiche per il caricamento e la gestione dei documenti che devono essere firmati.
La piattaforma supporta documenti a firma singola o a firma multipla. Essa, inoltre, abilita flussi di lavoro in cui possono essere definiti livelli prioritari di firma, per cui viene stabilito un ordine nell’apposizione della stessa da parte dei soggetti interessati. Questi ultimi, per poter procedere con la firma, dovranno essere dotati di identità SPID, requisito ormai consolidato data l’ampia diffusione di questo strumento di autenticazione.
Si precisa che Sigillo risulta particolarmente utile laddove si abbia a che fare con procedimenti caratterizzati da un’alta numerosità di soggetti interessati o per i quali sia problematico provvedere al rilascio di certificati digitali per la firma elettronica qualificata. Esso, inoltre, può essere facilmente integrato nell’ambito di applicazioni SIDI o sviluppato da terze parti.
A tal proposito, si rappresenta che sono già state realizzate alcune implementazioni. A titolo esemplificativo, Sigillo è stato integrato nell’ambito della procedura di gestione delle commissioni d’esame (c.d. “Commissioni Web”). Fatte salve le implementazioni di tale strumento di firma sulle procedure SIDI da parte del Ministero, la piattaforma Sigillo potrà essere utilizzata dalle Istituzioni scolastiche secondo le proprie necessità, individuando le diverse opportunità di utilizzo nell’ambito delle quotidiane attività di gestione dell’Istituto, con l’obiettivo di semplificare e dematerializzare i procedimenti scolastici.
Tutti i Dirigenti Scolastici e i Direttori dei Servizi Generali ed Amministrativi risultano già profilati all’area “Firma digitale”, sia come “amministratori” che come “utenti”, e pertanto avranno pieno accesso a tutte le funzionalità previste. Per prendere visione delle funzionalità offerte, il Ministero ha messo a disposizione delle Scuole un’ampia strumentazione a supporto (manuali utenti e video tutorial), disponibile all’interno della sezione SIDI “Manuali e documenti” e sulla pagina web dedicata al RTD del Ministero dell’Istruzione e delle Scuole. L’applicazione “Sigillo Gestione” è richiamabile dal menù SIDI “Firma Digitale → Firma elettronica avanzata gestione”, mentre l’applicazione “Sigillo” per i firmatari sarà richiamabile dai servizi dell’area riservata personale.
Si invitano tutte le Istituzioni scolastiche a cogliere l’opportunità offerta da questo nuovo servizio e si fa presente che, per richieste di assistenza e per chiarimenti, è possibile contattare il Service Desk del sistema informativo da lunedì al sabato al seguente numero verde 800 903 080”.
