Gestire la giornata lavorativa è una delle sfide principali per ogni docente. Gli insegnanti sono spesso sovraccarichi di lavoro, tra le lezioni da preparare, i compiti da correggere, le riunioni con i colleghi e le attività extracurriculari. Una buona gestione del tempo può aiutarli a svolgere le attività in modo efficiente e produttivo. In questo articolo, vedremo come è possibile utilizzare le to-do list per gestire il tempo in modo efficace. La to do list non è altro che una lista di attività da svolgere per la giornata, la settimana o il mese. Se ben strutturata, è un ottimo aiuto per non dimenticare cosa fare e quando farlo.

Programmazione del lavoro e to do list

La programmazione delle attività didattiche e la gestione del tempo sono una priorità imprescindibile per i docenti. Per iniziare, è importante identificare le attività che devono essere svolte e classificarle in base alla loro importanza e urgenza. La to-do list è uno dei migliori strumenti per tenere traccia delle attività. Quali criteri usare per la creazione di una valida to do list? Basta semplicemente elencare le attività che si vogliono o si devono svolgere? Non è proprio così.

Una buona to-do list deve essere innanzitutto realistica e tenere conto dei limiti di tempo e delle priorità dell’insegnante. Non è solo una lista illimitata di cose da fare, per cui spesso non c’è nemmeno il tempo. Se le cose da fare sono troppe per il tempo a disposizione, qualcuna va eliminata, qualcuna delegata, qualcuna rimandata. È importante iniziare la lista con le attività più urgenti e importanti, e solo dopo aggiungere le attività meno urgenti o meno importanti. In questo modo, ci si può concentrare sulle attività che richiedono maggiormente l’attenzione e rispettare i limiti di tempo e di energia di ognuno. Per far questo occorre dedicare alcuni momenti di concentrazione ogni giorno (anche la sera prima) per poterla scrivere.

La creazione della to do list: di cosa tener conto?

E’ possibile utilizzare strumenti online per gestire le to-do list, come ad esempio APP specifiche che permettono di aggiungere, modificare e organizzare le attività. Questi strumenti possono essere utilizzati anche per tenere traccia dei tempi di lavoro e identificare le attività che richiedono maggiormente tempo. È importante scrivere le attività in ordine di priorità, in modo da gestire al meglio il proprio tempo e svolgere le attività più importanti per prime. Inoltre, è consigliabile includere scadenze e tempi stimati per ogni attività, in modo da avere un controllo maggiore sulla gestione del tempo.

Potrebbe essere utile anche suddividere le attività in piccoli compiti, così da non sentirsi sopraffatti da un unico grande compito che richiede tanto tempo. Avanzare gradualmente ce lo farà apparire meno difficile e gravoso. Per esempio: compiti in classe da correggere e poco tempo a disposizione? Invece di correggerli tutti assieme, si può suddividere il compito in più step con un numero ben preciso di compiti da correggere ogni volta (20 compiti in classe, 5 alla volta, si finisce in 4 giorni).

Per una gestione ancora più efficace della propria giornata, è utile dedicare del tempo alla pianificazione delle attività della settimana o del mese, così da avere una visione più ampia e organizzata delle proprie attività. Una volta stabiliti gli obiettivi da raggiungere, si può procedere alla creazione della to-do list. Infine, è importante essere flessibili e adattabili, in modo da poter modificare la to-do list in base alle esigenze e alle emergenze che potrebbero presentarsi durante la giornata.

I passaggi per la to do list efficace

E’ bene aver chiaro in mente quali sono i passaggi per la creazione di una to do list. La to do list deve essere perfetta? In realtà non importa che sia perfetta, ma solo che sia adatta a noi e alle nostre esigenze. Come già detto, la flessibilità sarà di grande aiuto per ottenere il massimo da questo strumento. Per cui, prima di scriverne una, ricordate di tenere a mente di seguire alcuni semplici passaggi:

  1. Scrivere tutto: La prima regola per creare una to do list perfetta è scrivere ogni singolo compito che si deve svolgere. Non importa se è qualcosa di piccolo o di grande, ciò che conta è che si abbia tutto sotto controllo.
  2. Priorità: Dopo aver scritto tutti i compiti, è importante stabilire le priorità. Identificare quali compiti sono più importanti e quelli che possono essere posticipati, cancellati o delegati.
  3. Categorie: Se si ha una lunga lista di compiti, si possono creare delle categorie per organizzarli meglio. Ad esempio, si può creare una categoria per i compiti urgenti, una per quelli importanti, una per quelli che possono essere delegati ad altri, etc.
  4. Realismo: E’ inutile sovraccaricare la to do list. Bisogna essere realistici riguardo ai compiti che possiamo svolgere in un giorno. Se la lista è troppo lunga, il risultato sarà quello di sentirsi sopraffatti e demotivati. E consigliabile includere scadenze e tempi stimati per ogni attività, così da aver chiaro cosa deve per forza essere escluso.
  5. Aggiornamento costante: Una to do list è un documento vivo. Va aggiornata costantemente. Quando si è svolto un compito, va cancellato dalla lista. Quando ne aggiunge uno nuovo non previsto, va inserito nella lista.
  6. Strumenti digitali: Esistono molte APP e strumenti digitali che possono aiutare a creare e gestire la to do list. Bisogna solo prendersi il tempo per trovare quello che più si adatta ai nostri gusti e alle nostre esigenze. Va bene anche il cartaceo, ma il digitale, grazie al cellulare, è sempre a portata di mano!